浅谈excel在审计工作中的运用

　注册会计师在执业过程中常常要进行大量的计算、分析，要从杂乱繁多的数据中得出有用的信息，在一些会计师事务所目前尚未运用计算机审计软件审计的情况下，仅靠手工操作既费时费力又容易出错。而微软电子表格系统Excel以其卓越的计算功能，简单快捷的操作能在审计工作中发挥事半功倍的效果。笔者结合工作实际，浅谈Excel在实际业务中的几点运用。

 

　　一、Excel在分析性测试、复核中的运用

 

　　注册会计师在分析审计风险确定重点审计领域、重要性水平和重大异常经济业务事项时，常常要对被审计单位的会计报表进行分析性测试和复核。在执行具体审计程序时，也常常要对本期数和上期数、本期各月数发生额（或余额）进行对比分析，以查明有无重大变化和异常情况。如果用手工操作，不但计算量大且易出错，而使用Excel则方便快捷不易出错。如表1所示，用Excel编制出的甲公司某年度销售收入和销售成本对比分析表。假设用A-J代表列数，用a－m代表行数，本年数和上年数从被审计单位明细账中取得，那么先在Ca单元格中输入公式“＝Ba／Aa”，然后将光标移到Ca单元格的右下角，当出现“＋”形状时按下鼠标的左键，向下拖到Cm单元格时松开，则上年各月的销售成本率计算结果就会自动出现在各单元格中；同理可计算出本年各月的销售成本率。再在Ga单元格中输入公式“＝Da－Aa”，用同样的方法既可求出本年与上年的变动额。至于1-12月份合计数可用工具跳上的自动求和按钮“∑”求出。这样做可大大减轻工作量。同时根据计算结果可以发现，被审计单位在本年与上年的经营环境和营销策略未发生重大变化的情况下，本年的销售收入却比上年有较大增加，而12月份表现最为异常，因此将12月份的销售收入作为重点审计领域。

 

 

 

　　二、Excel在审计往来账款账龄时的运用

 

　　往来账款（应收账款、其他应收款、应付账款等）的账龄审计，是财务会计报表的基础审计工作，企业往来款项的明细账户动辄成百上千，账龄审计颇为繁琐。而利用Excel进行往来账款账龄审计却非常简单方便。利用Excel进行账龄审计，需要企业提供往来款项、分客户明细账户编制的“年初数、本年累计借方发生额、本年累计贷方发生额、年末余额”格式的会计数据资料。目前越来越多的企业采用会计软件进行核算，该资料可以利用会计软件提供的“数据导出”功能导出为Excel格式获得。将获取资料置于一个Excel工作簿内。运用Excel的数据排序功能将年末余额为负数的数据（需要报表重分类）剔除后，就可以在A、B、C、D单元格中设定函数公式。一是账龄1年以内的函数为：A＝IF（本年贷方发生额＞＝年初余额，年末余额，本年借方发生额）。二是接着利用Excel的数据排序功能，筛选出（年末余额一账龄1年以内金额）＞0的明细账户，获取其上年“年初数、本年累计借方发生额、本年累计贷方发生额、年末余额”格式的会计数据资料。在上表“单位名称”列左侧增加列，用以添加上年数据。账龄1～2年的函数为：B＝IF（本年贷方发生额十上年贷方发生额）＞：上年度年初余额，年末余额一账龄1年以内的金额A，上年度借方发生额）。三是筛选出（年末余额一账龄）1年以内金额一账龄1～2年的金额）＞0的明细账户，获取其更前一个年度的数据。账龄2～3年的函数为：C=IF（（本年贷方发生额＋上年贷方发生额＋更上一年的贷方发生额）＞＝更上一个年度年初余额，年末余额—账龄1年以内的金额A-账龄1-2年的金额B，更上一个年度的借方发生额）。四是账龄3年以上的函数为：n：年末余额一账龄1年以内的金额A——账龄1-2年的金额B——账龄2--3年的金额C。输入完毕后，模板将自动计算年末账龄，方便准确。

 

 

 

　　三、Excel在审计固定资产折旧时的运用

 

　　Excel为注册会计师提供了年数总和法（SYD）、双倍余额递减法（DDB）、直线法（SLN）等多种计算折旧方法。笔者以年数总和法为例予以介绍。例如，甲公司的一项固定资产原值为200000元，预计残值为20000元，使用年限为5年，采用年数总和法计算折旧。为审计该项折旧计提是否正确，注册会计师可用以下方法：打开Excel，点击工具条上的“FX”函数按钮，弹出“粘贴函数”对话框，其中分左右两栏：左栏为函数分类，右栏为函数名。在函数分类栏“常用函数”对应的“函数名”中选定SYD，然后单击“确定”按钮，就可弹出这就对话框，其中有四项参数：cost,salvage,life,per。在cost中输入成本200000，在salvage中输入残值20000，在life中输入使用年限5，在per中输入1，就可求得第一年的折旧额为60000元。依次把per中的数值换为2，3，4，5，就可求出以后各年的折旧额，非常方便准确。

 

 

 

　　四、Excel在审计相互引用数据的运用

 

　　由于会计报表各科目之间的勾稽关系，一个科目金额的变动常常会引起其他相关科目的连锁变动。这种情况常常导致修改审计工作底稿，一方面增加了工作量，另一方面也使工作底稿容易变得凌乱不堪，费时费力。Execl在这方面也发挥了不小的作用。例如，甲公司某年度营业收入为100000元，营业税税率为5％，城建税税率为5％，教育费附加费4％，则营业税金及附加计算如下：营业税为100000×5％＝5000（元），城建税为5000×5％＝250（元），教育费附加为5000×4％＝200（元）。假设“营业收入”工作底稿和“营业税金及附加”工作底稿都用Excel编制。当甲公司某年度营业收入审定数为150000元时，相应的营业税金及附加也要重新计算，工作量随之加大，此时可在Excel中通过建立“链接”的办法来解决这一问题。具体如下：在营业收入工作底稿中，将营业收入后，点击“复制”按钮，然后打开“营业税金及附加”所在的表格，选定“营业税金”中作为被乘数的营业收入100000元所在的单元格，再右击鼠标，选定选择性粘贴，选择粘贴数值，则营业税金变为7500元。相应的将7500元所在的单元格，点击“复制”按钮，再到城建税和教育费附加计算公式中作为被乘数5000元所在的单元格，右击鼠标，选定选择性粘贴，选择粘贴数值，则计算结果自动变为375元和300元。那么，以后无论营业收入如何变动，只要修改营业收入数值，相应的营业税金及附加计算结果也会自动修改，与手工计算相比就轻松得多。